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This message was sent on behalf of François Pouliot, Co-Interim Associate Vice-Principal, Financial Services - 06 May 2026

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Dear colleagues,

As we begin a new fiscal year, I would like to clarify how Procurement Services supports the Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ community of requesters, and where our mandate and capacity are focused.

Requesters, principal investigators, and administrative teams are empowered to identify suppliers, engage with them, and proceed with purchases using the tools available to them (e.g., Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ Market Place, Pcard), within the University’s Sustainable Procurement Policy framework.

However, when the total purchasing expense (including additional options, foreseeable extensions, as well as new or consecutive purchases with the same contractor over time) is estimated to meet or exceed $139,000 CAD (pre-tax), a contracting strategy must be developed with a Lead Buyer from Procurement Services, and the contract award activities must be led by that same Lead Buyer. In such cases, a Contract Request must be submitted in the Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ Market Place.

Procurement Services’ support capacity is aligned to these mandatory responsibilities. As such, Procurement Services cannot systematically review or advise on purchasing expenses below this threshold unless specific risks require it. Consequently, for purchasing expenses below this figure, requesters may rely on available tools and exercise their best judgment, making sure they respect Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ policies, and escalating where they have recognized specific risks or circumstances that indicate Procurement Services should be engaged.

In all cases, Procurement Services will continue to perform post-facto reviews to verify compliance and identify improvement opportunities.

Looking ahead, Horizon Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ initiatives will continue to explore ways to enhance support for more complex situations, including below the threshold.

Please do not hesitate to if you have questions.

francois.pouliot [at] mcgill.ca (François Pouliot), (he/him)

Co-Interim Associate Vice-President (Financial Services)

Contract Rules Compliance Officer

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Ce message est envoyé au nom de François Pouliot, Vice-recteur adjoint, Co-intérim, Services financiers

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Chers collègues,

Alors que nous entamons un nouvel exercice financier, je souhaite préciser de quelle façon les Services de l’approvisionnement soutiennent la communauté Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾oise des demandeurs, ainsi que les domaines sur lesquels portent notre mandat et notre capacité.

Les demandeurs, chercheurs principaux et équipes administratives sont habilités à identifier des fournisseurs, à interagir avec eux et à procéder à des achats à l’aide des outils mis à leur disposition (p. ex. Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ MarketPlace, Pcard), dans le respect du cadre de la Politique d’approvisionnement responsable de l’Université.

Toutefois, lorsque la dépense totale prévue (incluant les options additionnelles, les prolongations prévisibles, ainsi que les nouveaux achats ou achats consécutifs effectués auprès d’un même fournisseur au fil du temps) est estimée à 139 000 $ CAD ou plus (avant taxes), une stratégie contractuelle doit être élaborée avec un Acheteur principal des Services de l’approvisionnement, et les activités d’octroi du contrat doivent être dirigées par ce même Acheteur principal. Dans ces cas, une demande de contrat doit être soumise dans Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ MarketPlace.

La capacité de support des Services de l’approvisionnement est alignée sur ces responsabilités obligatoires. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de procéder systématiquement à l’examen ou de fournir des conseils pour des dépenses inférieures à ce seuil, sauf lorsque des risques spécifiques le justifient. Ainsi, pour les dépenses inférieures à ce montant, les demandeurs peuvent s’appuyer sur les outils disponibles et exercer leur meilleur jugement, tout en s’assurant de respecter les politiques de Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ et d’escalader les situations où ils pensent reconnaître des risques particuliers ou des circonstances quiÌýindiquent que les Services de l’approvisionnement devraient s’impliquer.

Dans tous les cas, les Services de l’approvisionnement continueront d’effectuer des examens a posteriori afin de vérifier la conformité et d’identifier les possibilités d’amélioration.

Enfin, les initiatives Horizon Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾ continueront d’explorer des moyens d’améliorer le soutien offert dans les situations plus complexes, y compris pour celles sous le seuil établi.

N’hésitez pas à si vous avez des questions.

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francois.pouliot [at] mcgill.ca (François Pouliot), (il/lui)

Vice-recteur adjoint, Co-intérim (Services financiers

Responsable de l’application des règles contractuelles

Université Â鶹´«Ã½ÍøÕ¾

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